İtirazların İncelenmesi, İzlenmesi ve Sonuçlandırılması

İtirazda bulunmak isteyenler AESOBMSM İktisadi İşletme web sayfasında (www.aesobmsm.org.tr ) yer alan itiraz/şikayet formunu indirip doldurarak elden ya da kargo yoluyla itirazlarını olay tarihinden itibaren 3(üç) gün içinde AESOBMSM İktisadi İşletme’ ye iletebilirler. Yapılan her bir İtiraz, İtiraz Başvuru ve Değerlendirme Formuna kaydedilerek değerlendirme için kaynak oluşturulur.  Takibini sağlamak amacıyla İtiraz Takip Listesine eklenir. İtirazlar;

·     Başvuru şartlarına uygunluk,

·     Sınav soruları,

·     Sınav sonuçları,

·     Sınav uygulamaları,

·     Sınavın değerlendirilmesi,

·     Belgelendirme kararları,

·     Yeniden belgelendirme kararları,

·     Belge iptali, askıya alınması, kapsamın genişletilmesi veya daraltılması işlemleri/kararları konuları için yapılabilir.

 İtiraz formu için tıklayınız.

Kabul edilen başvurular Belgelendirme Sorumlusu tarafından itiraz niteliği taşıyıp taşımama durumuna göre değerlendirilir. İtiraz niteliği taşıyor ise; ön inceleme yapmak üzere Karar Vericiye iletir. Değerlendirme makamı olan Karar Verici AESOBMSM İktisadi İşletme prosedürlerine göre 5(beş) gün içerisinde incelemeyi yaparak çözüm üretir. Üretilen çözüm itiraz sahibinin talebini karşılaması durumunda, öngörülen çözüm uygulanarak, itiraz kaydı kapatılır. 5(beş) günlük süre dahilin de çözüm üretilemez ise konu İtiraz ve Şikâyet Değerlendirme Ekibine iletilir. İtiraz ve Şikâyet Değerlendirme Ekibi, konu ile ilgili bulguları ve kayıtları inceleyerek, itirazın ekibe iletilmesinden itibaren en geç 10(on) gün içerisinde itirazı değerlendirir. Değerlendirme sonucu Karar Vericiye iletilir ve Karar Verici ekibin kararı doğrultusunda itirazı sonuca bağlar. İtiraz sahibinin isteğinin olumlu bulunması halinde, ilgili kişi veya kişilerin haklarını koruyacak düzenlemeler yapılır ve gerekli durumlarda Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürüne göre başlatılır. İtiraza konu olan adayın sınavına ilişkin değerlendirme, itirazın neticesine göre yapılır.

Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından süreç hakkında itiraz sahibine elektronik posta aracılığı veya posta yolu ile yazılı olarak ya da durumun aciliyetine göre telefon yoluyla da bilgilendirme yapılır.

Tüm itirazlar Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından kalite kaydı olarak itirazlar ve şikâyetler dosyasında muhafaza edilir.

İtiraz ve Şikâyet Değerlendirme Ekibi, itirazların son değerlendirme organı olup, ekibinin değerlendirmesine göre Karar Verici işlem yapar.

İtiraz ve Şikâyet Değerlendirme sonucunda alınan kararlara itiraz yolu Türk Hukuk sistemi içinde açıktır.

Şikayetlerin incelenmesi, izlenmesi ve sonuçlandırılması

Şikayette bulunmak isteyenler AESOBMSM İktisadi İşletme web sayfasında (www.aesobmsm.org.tr ) yer alan itiraz/şikayet formu indirilip doldurularak şikayetlerini AESOBMSM İktisadi İşetme’ ye iletebilirler. Yapılan her bir şikayet, Şikayet Başvuru ve Değerlendirme Formuna kaydedilerek değerlendirme için kaynak oluşturulur.  Takibini sağlamak amacıyla Şikayet Takip Listesine eklenir. Şikayetler;

·     İşletme personelinin, belgelendirme politikasına uygun olmayan davranışlar,

·     İşletmenin belgelendirme faaliyetleri,

·     Gizlilik ve güvenlik ile ilgili uygunsuzluklar,

·     Belgelendirilmiş kişinin belgelendirme sözleşmesine uygun olmayan işlem ve davranışlar konularını kapsayabilir.

 Şikayet Başvuru Formu için tıklayınız.

Şikayet başvurularını Belgelendirme Sorumlusu şikayet olup olmama durumuna göre değerlendirir. Değerlendirmesi neticesinde söz konusu başvuru şikayet niteliğini taşıyorsa 10 gün içinde ilk inceleme ve değerlendirme yapması için İktisadi İşletme Müdürüne iletilir. İktisadi İşletme Müdürü şikayeti kuruluşun prosedürleri dahilinde ön incelemeye tabi tutarak çözüm üretir. Üretilen çözüm şikâyet sahibinin talebini karşılaması halinde şikayet sonuçlandırılarak kapatılır. 10 gün içerisinde çözüm üretilemezse veya üretilen çözümler şikâyet sahibi tarafından kabul görmez ve şikayetini devam ettirirse konu İktisadi İşletme Müdürü İtiraz ve Şikâyet Değerlendirme Ekibine iletilir.

İtiraz ve Şikâyet Değerlendirme Ekibi, konu ile ilgili bulguları ve kayıtları inceleyerek, itiraz ve şikâyetin ekibe iletilmesinden itibaren en geç 15 iş günü içerisinde şikâyeti, Şikâyet Başvuru ve Değerlendirme Formu ve ekleri ile birlikte değerlendirir. Değerlendirme sonucunda şikâyet sahibinin isteği olumlu bulunursa, ilgili kişi veya kişilerin haklarını koruyacak düzenlemeler yapılır ve gerekli durumlarda düzeltici ve önleyici faaliyet başlatılır.

Kalite yönetim Temsilcisi tarafından süreç hakkında şikâyet sahibine web sitesi ve elektronik posta aracılığı veya posta yolu ile yazılı olarak ya da durumun aciliyetine göre telefon yoluyla da bilgilendirme yapılır.

İtiraz ve Şikâyet Değerlendirme Ekibi, şikayetleri son değerlendirme organı olup, ekibin değerlendirmesine göre İktisadi İşletme Müdürü işlem yapar, itirazlar hususunda ekibin değerlendirmesine göre karar verici karara bağlar.

Tüm şikâyetler Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından kalite kaydı olarak itiraz ve şikâyetler dosyasında muhafaza edilir.

İtiraz ve Şikâyet Değerlendirme sonucunda alınan kararlara itiraz yolu Türk hukuk sistemi içinde açıktır.

 Memnuniyet ölçümü

Personel belgelendirme faaliyetleri ile ilgili, adayların memnuniyetinin ölçülmesi için sınavlardan sonra kendilerine anket uygulaması yapılır. Memnuniyet Anketi aday tarafından doldurulduktan sonra, sınav görevlisine teslim edilir.

Memnuniyet Ölçüm Anketinin değerlendirilmesi Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından yapılarak YGG Toplantılarında üst yönetime raporlanır.

Memnuniyet ölçümü ayrıca; Kalite Yönetim Temsilcisinde toplanan, takibi yapılan ve sonuca varılan şikâyet başvuru ve değerlendirme formların istatistiksel teknikler kullanmak suretiyle değerlendirilmesi yapılır. Yapılan değerlendirmeler YGG Toplantılarında üst yönetime raporlanır.

Yönetime sunulan raporlar Yönetimin Gözden Geçirme Toplantılarında görüşülerek gerekli düzeltici ve önleyici faaliyetlerin kararları alınır, sorumluları ve süreleri belirlenir. Değerlendirilen anketler ile itiraz ve şikâyetler dosyalanarak saklanır.